職務交接時該問的八大問題

上一周整個禮拜都在忙著與繼任者作職務交接的工作，這禮拜休息，下星期又要去新公司作職務交接。原公司的繼任者在職務交接上相當有經驗，剛好可以作為一個範本，到時至新公司時照本宣科，依樣畫葫蘆一番即可。

職務交接時，最需要問的一個問題是，未來的合作夥伴們是誰 (這裡的夥伴包含老闆、同仁以及部屬)？誰是 key man？他們在組織內待了多久？人格特質是什麼？好惡是什麼？優缺點在哪裡？有沒有什麼需要幫忙的地方？

第二個問題是，組織掌控哪些營運的流程？這些流程內包含哪些功能？以及這些功能分別由哪些夥伴負責？這些流程與其他組織之間的關聯性為何？有沒有什麼改善的目標及計畫？

第三個問題是，組織內目前最急迫需要解決的問題是什麼？目前是哪些夥伴在處理？處理的計畫是什麼？deadline 是什麼時候？以及若來不及在 deadline 之前解決的衝擊是什麼？

第四個問題是，組織的既定短中長期目標是什麼？這些目標是如何訂定的？以及有何計畫或專案去完成這些目標？計畫或專案的內容是什麼？最後，這些計畫或專案執行的進度到哪裡？

第五個問題是，組織針對年度營運有編列預算嗎？這些預算是如何訂定的？是否合理？這些預算是否能保證那些用來完成組織短期目標的計畫或專案可被執行？

第六個問題是，組織內有什麼固定的會議在 monitor 營運相關流程內的績效數字？有什麼固定的會議在 monitor 組織的既定短中長期目標的達成率、計畫或專案之執行進度、及預算的執行情形？除了上述目的的會議以外，還有沒有其他會議？這些會議的主持人及參與者是誰？

第七個問題是，組織內有什麼固定的報表在 monitor營運相關流程內的績效數字？有什麼固定的報表在 monitor 組織的既定短中長期目標的達成率、計畫或專案之執行進度、及預算的執行情形？除了上述目的的報表以外，還有沒有其他報表？這些報表由哪些夥伴負責產出？

第八個問題是，有什麼資訊系統可以 support組織掌控的營運流程？如何 support？不論有系統 support 或沒有系統 support，其原因為何？

以上八大問題，相信可以讓一名繼任者在短時間內，對要接任的組織有一個全面的了解及認識。