Problem Briefing of COMPANY C

今天是到Ｃ公司 on board 的第三天，前兩天已與組織裡的兩位 leader 各做了一次長時間的訪談，以了解之前提過的那些職務交接時該問的八大問題。我先將目前收集到的資訊整理如下，也請看到這篇文章的人可以給我一些想法，看有沒有什麼資訊是遺漏的，如果能提供我之後改善的建議，那就更好了，在下先謝過各位。

(Q:Question, A:Answer, S:Subsequence)
Ｑ．未來的合作夥伴們是誰 (這裡的夥伴包含老闆、同仁以及部屬)？誰是 key man？他們在組織內待了多久？人格特質是什麼？好惡是什麼？優缺點在哪裡？有沒有什麼需要幫忙的地方？
Ａ．所有的人 (包含老闆，工程師和管理師) 都很 nice，老闆和兩位 leader 都相當 open mind，負責會計的夥伴也是，但是不是大家都 open mind 還需要再觀察。有一些工程師比較內向，不太知道如何把自己的想法及遇到的困難表現出來，有一些工程師比較不會積極地去解決問題，工程師的技術落差相當大，部分工程師還沒有獨立結案的能力，還需要時間培養。
S．建立 driving force 讓工程師主動積極學習。
S．建立師徒制及培訓方法培養工程師獨立結案的能力，光拿到 NI 的 CLAD 的不夠的。
S．建立一套方法讓工程師認為提出問題及想法是一個 routine job ，而不是特例。
S．持續觀察每個人的個性及特點。

Ｑ．組織掌控哪些營運的流程？這些流程內包含哪些功能？以及這些功能分別由哪些夥伴負責？這些流程與其他組織之間的關聯性為何？有沒有什麼改善的目標及計畫？
Ａ．業務流程、總機接聽流程、訂單流程、　　
　　內部提案改善流程、產品開發流程、專案流程、外包流程、一般客服案件處理流程　　
　　請採購流程、會計核銷流程、庫存管理流程　　
　　銷貨流程　　
　　部分流程沒有文件化，沒有表單控制，或者是有，但卻沒有確實執行。部分流程內經辦人換手太多次，有些紊亂。流程與組織分工不明確。
S．重新 review 現有行政流程。
S．簡化行政流程，盡量讓行政流程內的經辦人數越少越好，並把所有行政流程文件化，表單化。理念溝通後，強調紀律執行。表單設計前先確認要 monitor 的高階項目 (比如說專案成本及執行效率等)，再確認表單內的低階項目能不能統計出那些高階項目。

Ｑ．組織內目前最急迫需要解決的問題是什麼？目前是哪些夥伴在處理？處理的計畫是什麼？deadline 是什麼時候？以及若來不及在 deadline 之前解決的衝擊是什麼？
Ａ．工程部分：delay 及 idle 的案子太多，不會有罰款，但客戶抱怨不可忽視。工程師之間無法互相 support。行政部分：流程紊亂，規定訂很多，執行上不確實。
S．討論是否要增補工程人力，前提是必須增補具有獨立結案能力的即戰力。
S．建立師徒制及培訓方法培養現有工程師獨立結案的能力，但緩不濟急。
S．討論重要需要先結的專案，重新分配處理人員，看整體速度能不能快一點。
S．重新 review 現有行政流程。
S．簡化行政流程，盡量讓行政流程內的經辦人數越少越好，並把所有行政流程文件化，表單化。理念溝通後，強調紀律執行。表單設計前先確認要 monitor 的高階項目 (比如說專案成本及執行效率等)，再確認表單內的低階項目能不能統計出那些高階項目。

Ｑ．組織的既定短中長期目標是什麼？這些目標是如何訂定的？以及有何計畫或專案去完成這些目標？計畫或專案的內容是什麼？最後，這些計畫或專案執行的進度到哪裡？
Ａ．無。
S．定義一年短期目標：增加工程部門專案 capacity (數據目標待訂)。需要建立工程及業務之間產銷協調機制、需要建立日報及日會或周會制度、需要增補人力或建立師徒制及培訓方法培養工程師獨立結案的能力、也需要建立激勵制度及績效制度。
S．定義一年短期目標：增加專案獲利率 (數據目標待訂)。需要建立成本計算制度。

Ｑ．組織針對年度營運有編列預算嗎？這些預算是如何訂定的？是否合理？這些預算是否能保證那些用來完成組織短期目標的計畫或專案可被執行？
Ａ．無。
S．暫無。

Ｑ．組織內有什麼固定的會議在 monitor 營運相關流程內的績效數字？有什麼固定的會議在 monitor 組織的既定短中長期目標的達成率、計畫或專案之執行進度、及預算的執行情形？除了上述目的的會議以外，還有沒有其他會議？這些會議的主持人及參與者是誰？
Ａ．每週一早上週會，老闆主持，全員參加，老闆交辦事項，夥伴問題反應，時間 30 min。沒有其他會議。
S．討論是否要舉辦專案進度日會或週會及定義會議 Routine 議題。
S．討論是否要舉辦行政事務週會及定義會議 Routine 議題。

Ｑ．組織內有什麼固定的報表在 monitor營運相關流程內的績效數字？有什麼固定的報表在 monitor 組織的既定短中長期目標的達成率、計畫或專案之執行進度、及預算的執行情形？除了上述目的的報表以外，還有沒有其他報表？這些報表由哪些夥伴負責產出？
Ａ．只有每個月出的財務報表而已。
S．制定專案日報所要蒐集的資訊及報表格式，與工程夥伴溝通做這件事的目的及好處，執行。
S．制定行政事務周報所要蒐集的資訊及報表格式，與工程夥伴溝通做這件事的目的及好處，執行。

Ｑ．有什麼資訊系統可以 support 組織掌控的營運流程？如何 support？不論有系統 support 或沒有系統 support，其原因為何？
Ａ．有 EIP，目前僅 support 事務公告，行事曆，訊息，及專案進度紀錄等四功能。
S．暫無，先等所有流程及表單和 report 都有第一版且 run 順再說。


統整上述所有的 Subsequences 並依 priority 排序如下：
S．討論是否要增補工程人力，前提是必須增補具有獨立結案能力的即戰力。
S．討論重要需要先結的專案，重新分配處理人員，看整體速度能不能快一點。
S．持續觀察每個人的個性及特點。
S．討論是否要舉辦專案進度日會或週會及定義會議 Routine 議題。
S．制定專案日報所要蒐集的資訊及報表格式，與工程夥伴溝通做這件事的目的及好處，執行。
S．建立一套方法讓工程師認為提出問題及想法是一個 routine job ，而不是特例。
S．建立 driving force 讓工程師主動積極學習。
S．建立師徒制及培訓方法培養工程師獨立結案的能力，光拿到 NI 的 CLAD 的不夠的。
S．重新 review 現有行政流程。
S．簡化行政流程，盡量讓行政流程內的經辦人數越少越好，並把所有行政流程文件化，表單化。理念溝通後，強調紀律執行。表單設計前先確認要 monitor 的高階項目 (比如說專案成本及執行效率等)，再確認表單內的低階項目能不能統計出那些高階項目。
S．討論是否要舉辦行政事務週會及定義會議 Routine 議題。
S．制定行政事務周報所要蒐集的資訊及報表格式，與工程夥伴溝通做這件事的目的及好處，執行。
S．定義一年短期目標：增加工程部門專案 capacity (數據目標待訂)。需要建立工程及業務之間產銷協調機制、需要建立日報及日會或周會制度、需要增補人力或建立師徒制及培訓方法培養工程師獨立結案的能力、也需要建立激勵制度及績效制度。
S．定義一年短期目標：增加專案獲利率 (數據目標待訂)。需要建立成本計算制度。


最後要強調的是，所有提出的問題，一定有它們發生的歷史因素，在此提醒我自己，切記要先弄清楚狀況後才擬定之後的改善計畫。